Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước kỳ kiểm toán cuối năm

Kỳ kiểm toán cuối năm không chỉ là thời điểm doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ bức tranh tài chính nội bộ, mà còn là dịp rà soát, đảm bảo việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán, quy định thuế và pháp lý. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp báo cáo tài
chính phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính của công ty, đồng thời tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm toán, nâng cao tính minh bạch và củng cố uy tín với nhà đầu tư, ngân hàng, cũng như các bên liên quan.

Tại Việt Nam, theo Nghị định 17/2012/NĐ-CP, nhiều loại hình doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kiểm toán độc lập hàng năm, bao gồm:

• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, ngân hàng, tổ chức tài chính, doanh nghiệp bảo hiểm và công ty chứng khoán.

• Doanh nghiệp nhà nước, tổ chức thực hiện dự án quan trọng quốc gia hoặc dự án nhóm A sử dụng vốn nhà nước.

• Doanh nghiệp mà các tổ chức niêm yết hoặc tổ chức kinh doanh chứng khoán nắm giữ từ 20% quyền biểu quyết trở lên.

• Doanh nghiệp kiểm toán và chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

Vậy để kỳ kiểm toán diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Chuẩn bị kế hoạch và phạm vi kiểm toán

Trước hết, doanh nghiệp nên làm việc sớm với đơn vị kiểm toán để xác định phạm vi, mục tiêu và thời gian thực hiện. Việc thống nhất sớm giúp hai bên chủ động lên kế hoạch nhân sự, thời gian và dữ liệu cần chuẩn bị.

Bên trong doanh nghiệp, nên phân công rõ ràng từng đầu mối phụ trách (phòng kế toán, nhân sự, pháp chế, đầu tư,…) để việc phối hợp diễn ra suôn sẻ, tránh chồng chéo và sai sót khi cung cấp tài liệu.

Hoàn thiện hồ sơ pháp lý

Bộ hồ sơ pháp lý là nền tảng quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán. Doanh nghiệp cần rà soát, cập nhật và lưu trữ các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu tư (nếu có).

• Điều lệ công ty và các bản sửa đổi, biên bản họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị.

• Giấy đăng ký thuế, thông báo thay đổi thông tin thuế, giấy ủy quyền cho người đại diện làm việc với kiểm toán viên.

Những hồ sơ này giúp kiểm toán viên xác minh tính pháp lý, tính liên tục trong hoạt động và cơ cấu quản trị của doanh nghiệp.

Rà soát báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

Báo cáo tài chính là trọng tâm của kỳ kiểm toán. Doanh nghiệp cần:

• Lập và kiểm tra lại bộ báo cáo tài chính đầy đủ: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.

• Đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết cho từng tài khoản (tiền mặt, tiền gửi, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định,…).

• Lập biên bản kiểm kê tài sản, bảng khấu hao và bảng phân bổ chi phí.

Việc rà soát kỹ giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện sai sót trước khi kiểm toán bắt đầu.

Chuẩn bị chứng từ kế toán và hợp đồng

Chứng từ là căn cứ để kiểm toán viên xác nhận số liệu. Doanh nghiệp nên sắp xếp đầy đủ:

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu thu – chi, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng.

• Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, thanh lý, hợp đồng thuê – cho thuê.

• Bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định thưởng, phụ cấp,…

Tất cả nên được lưu theo từng phần hành kế toán (doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ…) và theo trình tự thời gian để dễ tra cứu.

Chuẩn bị hồ sơ thuế

Kiểm toán viên thường kiểm tra việc tuân thủ nghĩa vụ thuế, do đó doanh nghiệp cần:

• Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN các kỳ trong năm.

• Báo cáo quyết toán thuế năm và biên lai nộp thuế.

• Hồ sơ hoàn thuế, miễn giảm thuế (nếu có).

• Biên bản làm việc hoặc kết luận thanh – kiểm tra thuế gần nhất.

Một bộ hồ sơ thuế được chuẩn bị chu đáo sẽ giúp hạn chế rủi ro bị ghi chú ngoại trừ hoặc nhấn mạnh trong báo cáo kiểm toán.

Đối chiếu ngân hàng và công nợ

Các tài khoản tiền và công nợ là phần dễ sai lệch nhất, nên cần được rà soát kỹ:

• Lấy thư xác nhận số dư ngân hàng tại thời điểm cuối kỳ.

• Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, các khoản tạm ứng.

• Kiểm tra các khoản vay, hợp đồng tín dụng và lãi vay phát sinh trong kỳ.

Sự khớp đúng giữa sổ sách nội bộ và xác nhận bên ngoài là yếu tố thể hiện tính chính xác và minh bạch trong quản trị tài chính.

Chuẩn bị quy trình và hồ sơ nội bộ

Ngoài số liệu, kiểm toán viên còn đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Các quy trình, quy chế tài chính và quy định nội bộ hiện hành.

• Mô tả sơ đồ tổ chức, quyền hạn phê duyệt, các biểu mẫu sử dụng trong quản lý kế toán.

Một hệ thống kiểm soát tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro gian lận và được đánh giá cao hơn trong báo cáo kiểm toán.

Rà soát tổng thể trước khi kiểm toán

Trước khi bàn giao hồ sơ, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra tính khớp giữa báo cáo tài chính, sổ kế toán và tờ khai thuế.

• Chuẩn bị bảng giải trình cho các khoản mục có biến động lớn.

• Đảm bảo mọi hồ sơ có chữ ký, dấu, ngày tháng hợp lệ.

• Sắp xếp và đặt tên file điện tử theo cấu trúc khoa học, dễ tra cứu.

Chuẩn bị kỹ trước kỳ kiểm toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, sổ sách rõ ràng và quy trình nội bộ minh bạch sẽ là nền tảng giúp doanh
nghiệp đạt được báo cáo kiểm toán thuận lợi, đồng thời tăng cường uy tín với đối tác và cơ quan quản lý.